Poučeni dosadašnjim iskustvima u radu, Upravni odjel za poslove provedbe dokumenata prostornog uređenje poziva građane koji su podnijeli zahtjeve za ozakonjenje nezakonito izgrađenih građevina (legalizaciju) da obrate pozornost na sljedeće:
Ukoliko je podneseni zahtjev prazan, odnosno, ne sadrži potrebnu dokumentaciju predviđenu zakonom, Upravni odjel šalje zaključak sukladno čl. 73 st. 1. Zakona o općem upravnom postupku po kojem podnositelj u određenom roku mora dopuniti zahtjev na način da dostavi dokumentaciju koja je propisana zakonom. Sva zakonom propisana dokumentacija je navedena u zaključku, a zakon podnositelje zahtjeva obvezuje na angažiranje ovlaštenih osoba koje će im tu dokumentaciju izraditi.

Obzirom velik broj građana nema dostatnih sredstava za financiranje nužne dokumentacije, ili postoje drugi razlozi za nepostupanje po zaključcima Upravnog odjela, gradska služba izlazi u susret građanima i daje dodatne rokove za dopunu zahtjeva. Međutim, mole se građani da dodatne i produžene rokove poštuju i ne odgađaju dostavu dokumentacije i po nekoliko mjeseci. Upravni odjel nakon određenog roka obvezan je po zakonu zahtjev za izdavanje rješenja o izvedenom stanju ODBACITI, a naknadni zahtjev građana za povrat u prijašnje stanje nije moguć ako ne postoji opravdan razlog zbog kojih je podnositelj zahtjeva propustio postupiti, što propisuje Zakon o općem upravnom postupku. Stoga, kako se ne bi ovakve situacije i dalje događale, a za podnositelje zahtjeva proizvele štetne posljedice, Upravni odjel moli podnositelje zahtjeva DA POSTUPE PO ZAKLJUČCIMA, što znači da i telefonom mogu kontaktirati Odjel i zatražiti dodatni razuman rok, odnosno dostaviti pisani zahtjev kojim traže produženje roka. Propuštanjem rokova i nereagiranjem građani dolaze u situaciju da im je onemogućena legalizacija prema posebnom zakonu, te onda podliježu isključivo Zakonu o gradnji i Zakonu o prostornom uređenju, što dodatno komplicira i poskupljuje daljnje postupanje.